2025 eRechnungen werden Pflicht!

Anforderungen:

1. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

• Elektronische Rechnungen müssen den Anforderungen der DSGVO entsprechen, um personenbezogene Daten zu schützen.

2. Sicherheitsmaßnahmen:

• Verschlüsselung: Daten während der Übertragung und Speicherung verschlüsseln.
• Authentifizierung: Sicherstellung, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
• Integrität: Gewährleistung, dass die Daten nicht unbemerkt verändert werden können.

3. Vertrauensdienste gemäß eIDAS-Verordnung:

• Nutzung elektronischer Signaturen und Zeitstempel zur Sicherstellung der Echtheit und Unveränderlichkeit der Rechnungen.

4. Datenspeicherung:

• Sicherstellung einer sicheren und gesetzeskonformen Archivierung der elektronischen Rechnungen über den vorgeschriebenen Zeitraum.

Umsetzung:

• Softwarelösungen: Einsatz von zertifizierten und DSGVO-konformen Softwarelösungen zur Erstellung und Verarbeitung von eRechnungen.
• Mitarbeiterschulung: Schulungen zum sicheren Umgang mit elektronischen Rechnungen und sensiblen Daten.

Finanzielle Vorteile:

1. Kosteneinsparungen:

• • Reduzierte Ausgaben für Papier, Druck und Porto.
  • Weniger Lager- und Archivierungskosten durch digitale Speicherung.

2. Schnellere Zahlungen:

• • Beschleunigte Rechnungsverarbeitung führt zu schnelleren Zahlungseingängen und verbessertem Cashflow.

Operative Vorteile:

1. Zeitersparnis:

• Automatisierte Rechnungsstellung und -verarbeitung reduzieren den manuellen Aufwand und Fehlerquellen.

2. Effizienzsteigerung:

• Schnellere Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen durch digitale Workflows.

3. Transparenz und Nachverfolgbarkeit:

• Bessere Dokumentation und einfache Nachverfolgung aller Rechnungsprozesse.

4. Umweltschutz:

• Reduzierung des Papierverbrauchs und der CO2-Emissionen.

5. Compliance und Sicherheit:

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und höhere Sicherheit durch standardisierte Formate und verschlüsselte Datenübertragung.

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die eRechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland in Kraft, als Teil des Wachstumschancengesetzes. Handwerksbetriebe müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab dem 1. Januar 2026 sind sie zudem verpflichtet, Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen und zu versenden.

Vorteile der eRechnung für Handwerksbetriebe:

• Kosteneinsparungen: Weniger Papier-, Druck- und Portokosten.
• Zeitersparnis: Schnellere Abwicklung von Rechnungen.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren Fehler.
• Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch.
• Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und Dokumentation.

Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2027: Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig.
• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) sind von der Pflicht ausgenommen.

Umsetzungsschritte:

• Technische Ausstattung: Investition in geeignete Softwarelösungen.
• Mitarbeiterschulung: Schulungen zur Handhabung von eRechnungen.
• Prozessanpassung: Optimierung interner Abläufe.
• Rechtliche Compliance: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Die eRechnungspflicht erleichtert die Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Handwerksbereich und bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die langfristig Zeit und Kosten sparen.

Formate:

• XRechnung: Ein strukturiertes, XML-basiertes Format für maschinenlesbare Daten.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Dateien als auch lesbare PDF-Dateien kombiniert.

Übergangsregelungen:

• Bis Ende 2027: Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise sind ausgenommen.

Technische und rechtliche Anforderungen:

• Norm EN 16931: Die Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das dieser europäischen Norm entspricht.
• Compliance: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre eRechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Die Einführung der eRechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland ist ein bedeutender Schritt zur Digitalisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen. Hier sind die aktuellen Fristen und Übergangsregelungen, die ab 2025 gelten:

Einführung und Übergangsfristen

1. Stichtag 1. Januar 2025:

• Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies ist der erste Schritt zur vollständigen Implementierung der eRechnungspflicht und stellt sicher, dass Unternehmen bereit sind, elektronische Rechnungen zu akzeptieren.

2. Stichtag 1. Januar 2026:

• Ab diesem Datum sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Dies bedeutet, dass alle Rechnungen, die im B2B-Bereich ausgestellt werden, in einem strukturierten elektronischen Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen müssen.

3. Stichtag 1. Januar 2027:

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800.000 Euro oder mehr müssen ab diesem Datum vollständig die neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung einhalten. Dies schließt die Fähigkeit ein, elektronische Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu erstellen und zu versenden.

4. Stichtag 1. Januar 2028:

• Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen unabhängig von ihrem Umsatz die Anforderungen der eRechnungspflicht vollständig einhalten. Damit endet die Übergangsfrist, und alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen nutzen.

Übergangsregelungen

1. Papierrechnungen und nicht-konforme elektronische Rechnungen:

• Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen (z.B. einfache PDF-Rechnungen per E-Mail) verwenden, sofern der Empfänger dem zustimmt. Diese Übergangsregelung soll Unternehmen mehr Zeit geben, ihre Prozesse anzupassen und notwendige technische Infrastruktur zu implementieren.

2. Kleinbetragsrechnungen:

• Rechnungen mit einem Betrag von höchstens 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der eRechnungspflicht ausgenommen. Diese Ausnahmen erleichtern die Abwicklung von Kleinbeträgen und alltäglichen Transaktionen.

Technische Anforderungen und Formate

1. XRechnung:

• XRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt wurde. Es enthält ausschließlich maschinenlesbare Daten und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

2. ZUGFeRD:

• ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch eine visuell darstellbare PDF-Datei kombiniert. Dieses Format ist besonders für den allgemeinen Einsatz in der Wirtschaft geeignet und ermöglicht eine einfachere Lesbarkeit für Menschen.