2025 eRechnungen werden Pflicht!
Alles was Sie zum Thema wissen sollten:
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Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Pflicht zur Verarbeitung von eRechnungen im B2B-Bereich in Kraft. Auch Handwerksbetriebe müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Viele Kunden von Handwerksbetrieben werden bereits ab 01.01.2025 eRechnungen verlangen, da sie zum Empfang selbiger verpflichtet sind und sie die Vorteile nutzen wollen.
Spätesten ab dem 1. Januar 2026 sind eRechnungen im B2B verpflichtend auszustellen.
Rechtliche und technische Anforderungen:
- Die Regelung ist Teil des Wachstumschancengesetz, welchem der Bundesrat am 22. März 2024 abschließend zugestimmt hat.
- Der Rechnungsempfänger kann ab 01.01.2025 die Abrechnung mittels eRechnung verlangen. Öffentliche Auftraggeber, Haus- und Immobilienverwaltungen, sowie größer Gewerbegebiete machen davon Gebrauch, weil die eRechnungen erhebliche Reduzierungen des Aufwands bei der Buchhaltung und somit Kostenvorteile bieten.
- Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das dieser europäischen Norm entspricht (RL 2014/55/EU, Norm EN 16931).
- Für eRechnungen gelten die GoBD, diese müssen somit revisionssicher, unveränderlich und geschützt vor Manipulation und/oder Verlust aufbewahrt werden.
- Die Aufbewahrung in Mailprogrammen oder einfachen Ordnern auf der Festplatte genügt nicht, weshalb digitale Archivierungssysteme (Doku-Management) sinnvoll und empfohlen sind.
Übergangsregelungen:
- Kleinere Unternehmen mit weniger als 800 T€ Jahresumsatz können bis Ende 2027 Papierrechnungen oder nicht-konforme elektronische Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers erstellen.
- Aufgrund der Kostenvorteile für den Rechnungsempfänger ist deren Zustimmung bei größeren Auftraggebern unwahrscheinlich.
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise sind von der eRechnungspflicht ausgenommen.
Formate:
- XRechnung: Ein strukturiertes, XML-basiertes Format für maschinenlesbare Daten.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Dateien als auch lesbare PDF-Dateien kombiniert.
- ZUGFeRD 2.1.1 mit XRechnung: Das modernste Format, mit dem XRechnung und ZUGFeRD kombiniert wird, so dass diese Rechnung allen Formaten der Maschinenlesbarkeit entsprechen und trotzdem als PDF von Menschen gelesen werden kann.
Vorteile der eRechnung:
- Automatisierte Prozesse minimieren Fehler.
- Entfall der Papier-, Druck- und Portokosten.
- Reduzierter CO2-Emmisionen durch Wegfall von Papierverbrauch und Transport
- Reduzierung des Archivierungsaufwands